Un message clair pour un seul auditeur

Un discours devient plus facile à suivre lorsque vous savez à qui il s'adresse et ce que cette personne doit en retenir. « Parlez de notre projet à tout le monde » ne vous indique pas où vous arrêter. « Expliquez à un nouveau bénévole où se rendre samedi » vous indique ce qui compte. L'auditeur n'a pas besoin de connaître tout l'historique de votre planification.

Écrivez deux lignes de préparation pour vous-même : « Je m'adresse à… » et « Après m'avoir écouté, cette personne doit savoir ou faire… ». Ce sont des pistes de préparation, et non des phrases à prononcer à voix haute. Choisissez un seul objectif principal. S'il y a plusieurs objectifs sans rapport entre eux, répartissez-les dans différents messages.

Nous discutons du jardin partagé depuis quelque temps. Il est prévu d’acheter de nouveaux outils, de modifier le site Web et peut-être d’organiser un événement cet été. Nous avons également besoin de bénévoles samedi, et l’événement de l’année dernière s’est bien déroulé. Le portail latéral est ouvert à partir de neuf heures. Le groupe s’y retrouvera avant de choisir ensemble les tâches de la matinée.

Cette annonce fictive contient plusieurs sujets possibles. Un bénévole qui vient pour la première fois pourrait, après l'avoir entendue, ne pas savoir s'il doit apporter des outils, consulter le site Web ou participer à un prochain événement. Même des informations utiles peuvent détourner l'attention lorsqu'elles répondent à une autre question.

Si vous rejoignez les bénévoles du jardin ce samedi, rendez-vous au portail latéral à neuf heures. Nous nous y retrouverons avant de choisir les tâches de la matinée. Vous n'avez pas besoin de décider à l'avance de la tâche que vous effectuerez. Venez au portail, retrouvez le groupe et nous commencerons ensemble.

La version révisée se concentre sur l'arrivée. Elle n'invente ni équipement gratuit, ni rafraîchissements, ni modalités d'accès. Lorsque vous travaillez sur votre propre contenu, ne comblez pas une information manquante par une supposition présentée comme une certitude. Vérifiez-la ou omettez-la.

1. Utilisez l'annonce du jardin ou écrivez quatre faits exacts sur une activité ordinaire.
2. Choisissez un auditeur et une question pratique à laquelle il a besoin d'une réponse.
3. Soulignez la phrase qui répond à cette question. Placez-la près du début.
4. Supprimez les détails qui n'aident pas l'auditeur à comprendre cette phrase ou à agir en conséquence.
5. Prononcez une fois la version révisée. Demandez à un auditeur d'en répéter l'idée principale ou attendez un instant, puis résumez-la vous-même.

Pour cet exercice, la clarté est le critère. Un message plus court n'est pas nécessairement meilleur s'il omet une condition dont l'auditeur a besoin.

Si l'idée à retenir est « le jardin est formidable », rendez-la plus utile : « les nouveaux bénévoles se retrouvent au portail latéral à neuf heures ». Si elle contient trois actions différentes, choisissez celle qui a sa place dans ce message. Vous pouvez garder le reste pour une conversation ultérieure ou une note écrite.

Prononcez la phrase importante naturellement. Évitez d'annoncer que vous allez expliquer, présenter ou aborder quelque chose lorsque vous pouvez simplement l'expliquer. Lisez votre version révisée à voix haute avant de considérer qu'elle est terminée.

Pour les textes plus longs, l'outil d'analyse de la lisibilité des scripts peut signaler les passages qui méritent d'être revus. Ses suggestions ne remplacent ni l'écoute du message ni la vérification des faits.